كيف تدير خطة مشتريات ناجحة ؟

مكونات خطة إدارة المشتريات 📋

تحتوي خطة إدارة المشتريات على ثلاثة مكونات رئيسية: 

1- استراتيجية المشتريات 

2- عملية الشراء 

3- خطة مراقبة المشتريات 

تحدد استراتيجية المشتريات كيفية شراء المشروع للسلع والخدمات. يجب أن تراعي الاستراتيجية نوع السلع والخدمات المطلوبة وتوقيت الشراء والميزانية.

تحدد عملية الشراء الخطوات المطلوبة التي سيتم اتخاذها لشراء السلع والخدمات. يجب أن تراعي العملية نوع السلع والخدمات المطلوبة وتوقيت الشراء والميزانية.

تحدد خطة مراقبة المشتريات كيفية تحكم المشروع في التكاليف المرتبطة بشراء السلع والخدمات. 

يجب أن تراعي الخطة خفض التكاليف، مثل التفاوض على أنواع العقود وتجميع المشتريات.

فيما يلي المكونات الأخرى التي يجب أن تدخل في تخطيط إدارة المشتريات.

1. بيان العمل

بيان العمل هو المستند الذي يصف المنتج أو الخدمة التي يجب شراؤها، بالإضافة إلى أهداف ومتطلبات هذا المنتج أو الخدمة.

2. خط الأساس للمشتريات

خط الأساس للمشتريات هو وصف تفصيلي للجدول الزمني المعتمد والتكلفة ومعايير الأداء الخاصة بالمشتريات. 

3. معايير اختيار المصدر

معايير اختيار المصدر هي العوامل الخاصة بإدارة البائعين التي ستستخدم لتقييم البائعين المحتملين المؤهلين مسبقا واختيار أفضلهم لجدولة المشروع.

4. أنواع العقود

يمكن استخدام أربعة أنواع رئيسية من العقود في المشتريات:

عقود السعر الثابت 

الوقت والمواد 

عقود ساعات العمل 

عقود الخطابات

5. طرق التقييم

يمكن استخدام طريقتين رئيسيتين للتقييم في المشتريات:

التقييمات الفنية 

تقييمات التكلفة أو السعر

6. إدارة العقود

إدارة العقود تدير إدارة العقود العقد النهائي بعد إرساء العقد، مما يضمن أن تفي خطة إدارة البائعين بالتزاماتها ومعايير الأداء.

7. المطالبات والمنازعات

المطالبات والمنازعات أمر شائع الحدوث في المشتريات، وهناك إجراءات محددة يجب اتباعها لحلها.

8. الإنهاء

يمكن أن يحدث إنهاء العقد لأسباب عديدة، بما في ذلك الإخلال بالعقد النهائي أو الملاءمة أو الاتفاق المتبادل بين الطرفين.

9. الاستدامة

الاستدامة هي صيانة ودعم المنتج أو الخدمة المشتراة بعد تسليمها. وتشمل أنشطة مثل التدريب والأدلة وقطع الغيار.

ومن خلال فهم واتباع مكونات خطة إدارة المشتريات، يمكن لجدولة المشروع أن تضمن شراء المنتجات أو المواد أو الخدمات المناسبة بأفضل قيمة.